Ngày nay, tấm danh thiếp đã trở nên quen thuộc đối với các doanh nhân, chuyên gia. Tấm danh thiếp luôn mở đầu các cuộc họp, hội thảo hoặc trong giao dịch kinh doanh.
Tuy nhiên, tại mỗi nơi, văn hoá sử dụng danh thiếp lại có những cách thức khác nhau, tại Nhật Bản việc trao và nhận danh thiếp được mọi người coi trọng và rất quan tâm.
Người Nhật Bản nói chung được mệnh danh là những người rất tiết kiệm, mặc dù trong chi tiêu sử dụng họ rất tính toán nhưng lại hào phóng khi sử dụng danh thiếp để trao gửi cho đối tác.
Theo thống kê thì tại Nhật Bản một doanh nhân trung bình 1 ngày sử dụng 20 tấm danh thiếp. Với số dân hơn 127 triệu người, người Nhật Bản trao tay nhau khoảng 45 triệu danh thiếp/ngày. Những con số trên chứng tỏ Nhật Bản là một trong những quốc gia sử dụng nhiều danh thiếp nhất thế giới trong kinh doanh cũng như đời sống hàng ngày.
Hiện nay ở nước ta hiện có nhiều công ty đã và đang liên doanh, hợp tác kinh doanh làm ăn với các doanh nhân Nhật Bản. Xu hướng này có xu hướng trong những năm gần đây và thời gian tới.
Để góp phần mang lại thành công cho các bạn khi giao tiếp với doanh nhân Nhật bản. Trong thời lượng bài viết này tôi muốn giới thiệu một số nét văn hóa trong giao tiếp của người Nhật Bản khi sử dụng danh thiếp. Mong rằng khi bạn hiểu và nắm được những điểm lưu ý này sẽ áp dụng vào thực tiễn để góp phần mang lại hiệu quả và thành công trong các giao dịch của bạn.
1. Hãy chú ý đến “đẳng cấp” khi trao đổi danh thiếp
Trong các cuộc giao dịch kinh doanh, khi trao đổi danh thiếp, người Nhật phải xác định được hàm và chức vị cao nhất của đối tác. Điều này là rất quan trọng khi áp dụng lễ nghi, quyết định sự thành bại trong giao tiếp hay trong các cuộc giao dịch kinh doanh. Các đàm phán thảo luận sẽ cởi mở hơn nếu địa vị ngang hàng thì hai người giao dịch bình đẳng.
2. Người Nhật quen xưng hô theo danh vị cao nhất của đối tác ghi trong danh thiếp.
Khi hợp tác với doanh nhân Nhật bạn hãy cố gắng học theo cách xưng hô của họ. Chẳng hạn như giám đốc thì gọi là giám đốc chứ không xưng hô theo kiểu ông hoặc ngài.
3. Người Nhật có biểu hiện rõ nét mặt khi trao đổi danh thiếp
Một trong những cơ sở để các doanh nhân hiểu rõ đỗi tác và biết vị trí của doanh nhân Nhật Bản. Điều đáng chú ý là những động tác và biểu hiện trên nét mặt của họ khi trao danh thiếp, do đó trước khi trao danh thiếp ta nên nhìn vào mắt họ và cũng để họ có thể đoán ra chức vị cao thấp của đôi bên dù chưa cần đọc.
Thông thường, động tác khom lưng nhiều, nét mặt khiêm tốn, chân thành thì chức vụ của người trao danh thiếp thấp. Khom lưng càng ít, vẻ mặt tự tin lớn thì chức cụ càng cao.
4. Không nên sử dụng danh thiếp một cách tùy tiện khi làm ăn với người Nhật
Doanh nhân Nhật không có thói quen tuỳ tiện trao đổi danh thiếp, trừ khi họ đã biết hoặc được giới thiệu trước về đối tác trong giao dịch. Thông thường trong các đàm phán hợp đồng, một người có địa vị thấp nếu không được người khác dẫn dắt hoặc không vì lý do đặc biệt cần thiết thì không đủ tư cách trao đổi danh thiếp với người có địa vị cao hơn.
Vấn đề này xuất phát từ truyền thống văn hoá “đẳng cấp” của người Nhật Bản. Trong kinh doanh, khi bạn muốn hẹn đàm phán giao dịch với một đối tác Nhật Bản thì bạn nên dựa vào chức vụ của mình để hẹn đúng người có chức vụ tương xứng với bạn. Còn nếu bạn muốn hẹn một người có chức vụ cao hơn thì tốt nhất là nên có uỷ quyền của cấp trên tương xứng.
5. Gọi tên chính xác đối tác Nhật Bản được ghi trong danh thiếp
Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hoá lâu đời của mình, người Nhật dựa vào danh thiếp để gọi chính xác và đúng tên người giao dịch bởi vì họ tên người Nhật rất phức tạp. Có thể nói, Nhật Bản là nước có nhiều họ nhất trên thế giới, có đến 370.000 họ trong khi tiếng Nhật chỉ có 50 âm cơ bản.
Trong danh thiếp nếu ghi tên một người đầy đủ theo tiếng Nhật thì họ đi trước, tên theo sau. Trong danh thiếp song ngữ Anh – Nhật, mặt tiếng Anh sẽ ghi theo thứ tự tên trước họ sau.
6. Sử dụng tấm danh thiếp có thiết kế trang nhã, lịch sự
Người Nhật còn có thói quen in danh thiếp một cách trang nhã, dễ đọc theo một quy tắc nhất định, Chức vụ thường được in đậm nổi bật nhất, thường chỉ ghi chức vụ cao nhất để khỏi làm nhiễu trí nhớ của người muốn giao dịch.
Nếu danh thiếp của bạn có sự khác biệt về hình thức với người Nhật Bản thì tốt nhất nếu có quyết định làm ăn với người Nhật thì bạn nên chuẩn bị cho mình một hộp danh thiếp lịch sự, gây ấn tượng với người Nhật, điều này là rất quan trọng trong việc lấy cảm tình đầu tiên của người Nhật.
Chúc bạn thành công!
